02 czerwca 2003 13:00
REGULAMIN ORGANIZACYJNY
URZĘDU GMINY W WIELICZKACH
Rozdział I.
§ 1.
Regulamin organizacyjny, zwany w dalszej treści „Regulaminem”, określa strukturę wewnętrzną Urzędu Gminy w Wieliczkach, zasady jego funkcjonowania oraz zakresy działania referatów.
§ 2.
Urząd Gminy, zwany dalej „urzędem”, jest jednostką organizacyjną gminy, powołaną do realizacji zadań publicznych o znaczeniu lokalnym:
1) własnych – wynikających z ustaw,
2) zleconych – z zakresu administracji rządowej, przyjętych z mocy ustaw,
3) przyjętych w drodze porozumień, zawartych z właściwymi organami administracji rządowej,
4) innych – wynikających z ustaw szczególnych i uchwał organów gminy.
§ 3.
Urząd działa na podstawie obowiązujących przepisów prawa, Statutu Gminy, niniejszego Regulaminu oraz aktów prawnych wydawanych przez Radę Gminy i Wójta.
§ 4.
1) kierowanie bieżącymi sprawami gminy,
2) reprezentowanie gminy na zewnątrz,
3) przygotowywanie projektów uchwał rady gminy, określanie sposobu wykonywania uchwał,
4) gospodarowanie mieniem komunalnym,
5) wykonywanie budżetu,
6) zatrudnianie i zwalnianie kierowników gminnych jednostek organizacyjnych,
7) opracowywanie planu operacyjnego ochrony przed powodzią oraz ogłaszanie i odwoływanie pogotowia i alarmu przeciwpowodziowego,
8) wykonywanie zadań Szefa obrony cywilnej gminy,
9) przedkładanie organom nadzoru uchwał Rady Gminy,
10) nawiązywanie, rozwiązywanie i dokonywanie zmian w stosunku pracy pracowników samorządowych oraz wykonywanie innych uprawnień zwierzchnika służbowego w stosunku do pracowników Urzędu,
11) występowanie do Rady z wnioskami w sprawie powołania i odwołania Skarbnika Gminy,
12) powoływanie i odwoływanie Z-cy Wójta,
13) wydawanie decyzji w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej,
14) podejmowanie działań warunkujących sprawne działanie Urzędu, w tym sprawne i terminowe załatwianie spraw mieszkańców,
15) podejmowanie działań warunkujących wewnętrzną i zewnętrzną koordynację działań poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu i jednostek organizacyjnych gminy,
16) podejmowanie działań warunkujących bieżącą kontrolę wykonywania uchwał Rady oraz skarg i wniosków obywateli,
17) umożliwianie mieszkańcom dostępu do informacji publicznej oraz prowadzenie i stałą aktualizację Biuletynu Informacji Publicznej.
4. Wójt Gminy może:
1) upoważnić Zastępcę Wójta , Sekretarza Gminy i innych pracowników Urzędu do wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych,
2) powierzyć Zastępcy Wójta lub Sekretarzowi, w drodze pełnomocnictwa, określone kompetencje w zakresie pełnienia obowiązków Kierownika Urzędu,
3) upoważnić Sekretarza do wykonywania w jego imieniu zadań, w szczególności z zakresu zapewnienia właściwej organizacji pracy urzędu oraz realizowania polityki zarządzania zasobami ludzkimi,
4) powierzyć prowadzenie w swoim imieniu spraw gminy Zastępcy Wójta lub Sekretarzowi Gminy.
5. Pracodawcą wójta jest urząd gminy. Czynności z zakresu prawa pracy wobec wójta, związane z nawiązaniem i rozwiązaniem stosunku pracy wykonuje przewodniczący rady gminy, a pozostałe czynności – wyznaczona przez wójta osoba zastępująca lub Sekretarz gminy.
§ 5.
Zastępca Wójta wykonuje zadania powierzone do prowadzenia w ramach upoważnień i pełnomocnictw udzielonych przez Wójta Gminy.
Do zadań zastępcy Wójta należy w szczególności:
1) aprobata oraz podpisywanie dokumentów, pism i decyzji administracyjnych, zgodnie z odrębnym upoważnieniem otrzymanym od Wójta;
2) składanie w imieniu Gminy, w przypadku udzielenia pełnomocnictwa od Wójta, oświadczeń woli w zakresie zarządu mieniem;
3) koordynowanie prac związanych z opracowywaniem wieloletnich programów inwestycyjnych;
4) koordynowanie prac związanych z pozyskiwaniem funduszy z Unii Europejskiej oraz aplikowanie o środki pomocowe;
5) współpracowanie ze Skarbnikiem Gminy w przygotowaniu i realizacji budżetu gminy w zakresie zadań inwestycyjnych, remontowych i gospodarki komunalnej;
6) przedkładanie wniosków dotyczących zatrudniania, zwalniania, wynagradzania, nagród, wyróżnień i kar odnośnie kierowników referatów w urzędzie oraz kierowników jednostek organizacyjnych;
7) opiniowanie wniosków kadrowych kierowników referatów;
8) koordynowanie prac związanych z opracowywaniem, realizacją i aktualizacją programów i planów związanych z rozwojem inwestycyjnym gminy, w tym w szczególności strategią rozwoju gminy i planem rozwoju lokalnego, prowadzenie dokumentacji w tym zakresie;
9) pozyskiwanie informacji w zakresie możliwości dofinansowania realizacji inwestycji z innych źródeł, w tym w szczególności ze środków Unii Europejskiej, przygotowywanie wniosków w tym zakresie;
§ 6.
1) sprawowanie nadzoru nad organizacją pracy, przestrzeganiem wewnętrznego porządku pracy, prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych i obiegiem informacji w Urzędzie,
2) zapewnienie terminowego i prawidłowego przygotowania przez pracowników materiałów na sesje Rady Gminy i posiedzenia komisji,
3) koordynacja i kontrola wykonania zadań wynikających z aktów prawnych organów gminy i Wójta,
4) nadzór nad gospodarką mieniem Urzędu i środkami budżetowymi przeznaczonymi na pokrycie kosztów jego funkcjonowania,
5) nadzór nad obsługą i załatwianiem indywidualnych spraw interesantów,
6) nadzór nad procesem informatyzacji Urzędu,
7) opracowywanie projektu regulaminu organizacyjnego urzędu i jego uaktualnianie,
8) opracowywanie projektu regulaminu wynagradzania pracowników i jego uaktualnianie,
9) opracowywanie innych dokumentów wewnętrznych dotyczących organizacji pracy urzędu,
10) opracowywanie projektów zarządzeń Wójta w sprawach organizacyjnych oraz nadzorowanie prawidłowości opracowywania zarządzeń przez innych pracowników,
11) prowadzenie kontroli wewnętrznej w urzędzie,
12) nadzór nad ochroną danych osobowych,
13) prowadzenie spraw gminy w przypadku ich powierzenia przez Wójta.
3. Sekretarz swoje zadania wykonuje przy pomocy Kierowników Referatów oraz pozostałych pracowników Urzędu.
§ 7.
1. Skarbnik koordynuje wszelkie prace związane z wykonywaniem budżetu gminy.
2. Do zadań Skarbnika należy w szczególności:
1) udział w opracowywaniu projektu budżetu gminy,
2) dokonywanie wstępnej kontroli legalności dokumentów dotyczących wykonywania budżetu oraz jego zmian,
3) nadzór nad sporządzaniem okresowych analiz i zbiorczych sprawozdań z wykonania budżetu gminy,
4) kontrasygnowanie umów zwieranych przez Wójta, powodujących powstawanie zobowiązań finansowych,
5) nadzór nad prowadzeniem rachunkowości Urzędu,
6) dokonywanie kontroli finansowej,
7) organizacja obiegu dokumentów finansowych w Urzędzie,
8) nadzór nad wykonywaniem obowiązków przez głównych księgowych jednostek organizacyjnych gminy.
3. Skarbnik wykonuje swoje zadania przy pomocy Referatu Finansowego.
Rozdział III.
§ 8.
Strukturę organizacyjną Urzędu tworzą referaty.
§ 9.
W skład Urzędu wchodzą następujące referaty oznaczone symbolami:
1) Referat Finansowy - Fn.
2) Referat Gospodarczy - G.
3) Referat Organizacyjny - Or.
3) Urząd Stanu Cywilnego - USC
4) Pion Ochrony Informacji Niejawnej - PO
5) Gminny Zespół Reagowania Kryzysowego - GZRK
§ 10.
Szczegółową wewnętrzną strukturę organizacyjną Urzędu określa załącznik Nr 1 do Regulaminu. Schemat organizacyjny określa załącznik Nr 2 do Regulaminu.
§ 11.
W Urzędzie tworzy się następujące stanowiska kierownicze:
1) Zastępca Wójta
2) Sekretarz Gminy pełniący jednocześnie funkcję Pełnomocnika ds. Ochrony Informacji Niejawnej
3) Skarbnik Gminy pełniący jednocześnie funkcję Kierownika Referatu Finansowego
4) Kierownik Referatu Gospodarczego
5) Kierownik Referatu Organizacyjnego pełniący jednocześnie funkcję Kierownika kancelarii tajnej
6) Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego.
§ 12.
1.Szczegółowe zakresy czynności kierowników referatów określa Sekretarz Gminy.
2. Kierownicy referatów określają szczegółowe zakresy czynności dla podległych
pracowników.
Rozdział IV
Zakresy działania referatów
§ 13.
Do zadań wspólnych referatów i samodzielnych stanowisk pracy należy:
1) opracowywanie projektów uchwał Rady oraz indywidualnych decyzji z zakresu administracji publicznej,
2) przygotowywanie okresowych analiz, ocen, informacji i sprawozdań w zakresie swojego działania,
3) zapewnienie właściwej i terminowej realizacji zadań określonych w planach inwestycyjnych i budżecie gminy,
4) prowadzenie postępowania administracyjnego, przygotowywanie projektów rozstrzygnięć oraz stosowanie przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji,
5) współdziałanie z właściwymi organami administracji państwowej i samorządowej,
6) współdziałanie z organizacjami społecznymi działającymi na terenie gminy,
7) prowadzenie, w zakresie ustalonym przez Wójta, kontroli jednostek organizacyjnych gminy,
8) podejmowanie działań na rzecz obronności kraju, obrony cywilnej, ochrony przeciwpożarowej, przeciwpowodziowej i innych klęsk żywiołowych oraz ochrony informacji niejawnych i ochrony danych osobowych,
9) dostarczanie bieżących informacji do Biuletynu Informacji Publicznych i stała ich aktualizacja,
10) przestrzeganie właściwych zasad obsługi interesantów,
11) współdziałanie z instytucjami w zakresie realizowanych zadań,
12) współdziałanie wszystkich komórek organizacyjnych Urzędu w zakresie realizowanych zadań i przepływu informacji,
13) podejmowanie działań w celu zapewnienia racjonalnego wykorzystania środków z budżetu gminy.
§ 14.
Referat Organizacyjny wykonuje zadania w zakresie:
1) prowadzenia kancelarii urzędu,
2) prowadzenie archiwum zakładowego,
3) prowadzenie wykazu aktów prawa miejscowego,
4) obsługa merytoryczna i organizacyjno-biurowa Rady Gminy, Komisji, Radnych oraz Wójta Gminy,
5) organizacja i sporządzanie protokołów z posiedzeń, zebrań i spotkań organizowanych przez Wójta lub Przewodniczącego Rady,
6) opracowywanie projektów uchwał, prowadzenie zbioru uchwał i czuwanie nad ich przekazywaniem do realizacji i realizacją,
7) prowadzenie rejestrów i ewidencji zgodnie z Instrukcją kancelaryjną,
8) czuwanie na prawidłowym, pod względem prawnym, wydawaniem decyzji, zarządzeń i postanowień,
9) organizacja i koordynowanie prac związanych z wyborami do Sejmu, Senatu, Prezydenta RP, samorządowych i uzupełniających, referendum, na ławników i do innych organów w ramach upoważnień ustawowych,
10) nadzór na placówkami oświatowymi, w tym organizowanie konkursów na dyrektorów szkół, powierzanie stanowisk kierowniczych w oświacie gminnej,
11) realizacja zadań w zakresie dofinansowywania pracodawcom kosztów kształcenia młodocianych pracowników,
12) koordynacja prac związanych ze spisami powszechnymi,
13) organizowanie działań promocyjnych gminy w kraju i za granicą, udział w targach turystycznych, spotkaniach i konferencjach,
14) przygotowywanie materiałów promocyjnych oraz tworzenie informacji turystycznej,
15) gospodarka nieruchomościami stanowiącymi własność gminy,
16) prowadzenie spraw związanych z nazewnictwem ulic i nadawaniem numerów porządkowych nieruchomości oraz zmian granic administracyjnych,
17) zarządzanie budynkami i lokalami administrowanymi przez urząd, w tym naliczanie i egzekwowanie czynszów i innych opłat,
18) przyznawania dodatków mieszkaniowych,
19) tworzenie i aktualizacja Biuletynu Informacji Publicznej,
20) współpraca z organizacjami pozarządowymi oraz podmiotami wymienionymi w art.3 ust.3 ustawy o działalności pożytku publicznego i wolontariacie w sferze zadań publicznych, w tym zlecanie zadań oraz organizacja współpracy i opracowywanie wymaganych dokumentów, a zwłaszcza programów współpracy,
21) aktualizacja stron internetowych gminy, obsługa poczty elektronicznej,
22) zaopatrzenie w sprzęt, materiały, środki czystości,
§ 15.
Referat Finansowy wykonuje zadania w zakresie:
1) przygotowania materiałów do opracowania projektu budżetu gminy,
2) planowania i nadzoru nad realizacją budżetu,
3) dokonywanie analiz budżetu gminy,
4) kontroli finansowej jednostek organizacyjnych gminy,
5) wymiaru, orzecznictwa podatkowego oraz poboru i windykacji należności podatkowych i innych należności na rzecz gminy,
6) prowadzenie rachunkowości Urzędu Gminy,
7) prowadzenie rachunkowości budżetu gminy oraz sporządzanie zbiorczej sprawozdawczości,
8) prowadzenie ewidencji mienia gminy,
9) rozliczanie inwentaryzacji,
10) dokonywanie umorzeń środków trwałych oraz wartości niematerialnych,
11) gospodarki drukami ścisłego zarachowania,
12) przesyłanie do CEiDG wniosków o wpis w formie elektronicznej działalności gospodarczej,
13) wydawanie zaświadczeń o stanie majątkowym, o nie zaleganiu w opłacaniu podatków i opłat lokalnych oraz łącznego zobowiązania pieniężnego, o opłacaniu składek FUSR, dotyczących bonów paliwowych,
14) naliczania wynagrodzenia pracownikom i prowadzenia kart wynagrodzeń,
15) opracowywanie projektów decyzji w sprawie zwolnień, ulg i odroczeń w podatku oraz umorzeń i rozłożenia na raty zobowiązań podatkowych i innych należności,
16) podejmowania działań w celu zapewnienia racjonalnego wykorzystania środków z budżetu gminy.
§ 16.
Referat Gospodarczy wykonuje zadania w zakresie:
1) utrzymania infrastruktury komunalnej,
2) opracowania projektów planów przedsięwzięć inwestycyjnych i remontów:
b) organizowanie przetargów na inwestycje gminne i prowadzenie całości dokumentacji zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych,
c) nadzór nad prowadzeniem inwestycji i remontów,
d) uczestniczenie w odbiorach końcowych inwestycji,
e) opracowywanie informacji i sprawozdań z zakresu realizowanych inwestycji
3) opracowywanie planów zagospodarowania przestrzennego gminy oraz innych opracowań kartograficznych,
4) bieżące utrzymanie dróg, ulic i placów gminnych,
5) podejmowanie działań związanych z rozwojem przestrzennym gminy,
6) wydawanie decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu,
7) rolnictwa i leśnictwa,
8) ochrony środowiska,
9) ochrony przyrody,
10) prowadzenie spraw wynikających z ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach oraz o odpadach,
11) organizacji robót publicznych i interwencyjnych,
12) utrzymanie w należytym stanie urządzeń i instalacji,
13) usuwanie awarii sieci wodociągowej, kanalizacyjnej,
14) wykonywanie remontów mienia komunalnego,
15) dbałość o wygląd estetyczny ulic, chodników, placów, parkingów, przystanków PKS, w tym usuwanie śniegu i lodu,
16) przestrzegania zasad i procedur wynikających z systemu zamówień publicznych, nadzór nad organizacją przetargów oraz koordynowanie zamówień publicznych
17) wykonywanie zadań związanych z opieką nad grobami i cmentarzami wojennymi,
18) prowadzenie spraw wojskowych, spraw obronnych i obrony cywilnej,
19) nadzór nad informatyzacją urzędu i funkcjonowaniem Biuletynu Informacji Publicznej oraz programów komputerowych.
§ 17.
Urząd Stanu Cywilnego wykonuje zadania w zakresie:
1) sporządzania aktów urodzin i zgonów,
2) sporządzanie aktów małżeństwa oraz organizowanie uroczystości zawarcia związku małżeńskiego i uroczystości jubileuszowych,
3) wydawanie odpisów i zaświadczeń z Ksiąg Stanu Cywilnego,
4) wydawanie dowodów tożsamości,
5) ewidencji ludności.
Kierownik USC wprowadzi ponadto sprawy osobowe pracowników Urzędu i kierowników jednostek organizacyjnych gminy, do których stosuje się oznaczenie symbolem K.
§ 18.
Pion Ochrony wykonuje zadania w zakresie:
1) zapewnienia ochrony informacji niejawnych,
2) ochrona systemów i sieci teleinformatycznych,
3) zapewnienie ochrony swojej jednostki,
4) kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji,
5) okresowa kontrola ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów,
6) opracowywanie planu ochrony jednostki organizacyjnej i nadzorowanie jego realizacji,
7) szkolenie pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych.
§ 19.
Gminny Zespół Reagowania Kryzysowego wykonuje zadania w zakresie:
1) monitorowania występujących klęsk żywiołowych i prognozowanie rozwoju sytuacji,
2) realizowanie procedur i programów reagowania w czasie stanu klęski żywiołowej,
3) opracowywanie i aktualizowanie planów reagowanie kryzysowego,
4) realizowanie polityki informacyjnej związanej ze stanem klęski żywiołowej.
Rozdział V.
Zasady podpisywania pism
§ 20.
1.Dokumenty wychodzące na zewnątrz podpisuje Wójt Gminy.
2.Na podstawie indywidualnych upoważnień Wójta dokumenty i pisma podpisują:
1) Zastępca Wójta,
2) Sekretarz Gminy,
3) Skarbnik Gminy,
4) Kierownik USC
oraz Kierownicy Referatów i upoważnieni pracownicy w sprawach należących do ich zakresu działania.
3.Zasady podpisywania dokumentów finansowo-księgowych reguluje instrukcja obiegu dokumentów opracowana przez Skarbnika Gminy.
4.Obieg, rejestracja, znakowanie, używanie pieczęci urzędowych, przechowywanie i archiwizowanie dokumentów odbywa się na zasadach określonych Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych.
Rozdział VI.
Organizacja przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania
indywidualnych spraw obywateli
§ 21.
1. Indywidualne sprawy obywateli załatwiane są w terminach określonych w Kodeksie Postępowania Administracyjnego.
2. Pracownicy Urzędu są zobowiązani do sprawnego i rzetelnego rozpatrywania indywidualnych spraw obywateli, kierując się przepisami prawa oraz zasadami współżycia społecznego.
3. Odpowiedzialność za terminowe i prawidłowe załatwianie indywidualnych spraw ponosi kierownik referatu oraz pracownicy, zgodnie z ustalonymi zakresami obowiązków.
4. Kontrolę i koordynację działań komórek organizacyjnych Urzędu w zakresie załatwiania indywidualnych spraw, w tym zwłaszcza skarg, wniosków i interwencji sprawuje Sekretarz Gminy.
§ 22.
1.Pracownicy obsługujący interesantów zobowiązani są do:
1) udzielania informacji niezbędnych przy załatwianiu danej sprawy,
2) rozstrzygnięcia sprawy w miarę możliwości na miejscu, a w pozostałych przypadkach do określenia terminu załatwienia,
3) informowania zainteresowanych o stanie załatwienia ich sprawy,
4) powiadamiania o przedłużeniu terminu rozstrzygnięcia sprawy, w przypadku zaistnienia takiej konieczności,
5) informowanie o przysługujących środkach odwoławczych lub środkach zaskarżenia wydanych rozstrzygnięć.
2. Interesanci mają prawo uzyskiwać informację w formie pisemnej, ustnej, telefonicznej oraz drogą internetową.
§ 23.
1. Wójt przyjmuje interesantów w sprawach skarg i wniosków w wyznaczonym dniu tygodnia i w określonych godzinach podanych do wiadomości na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy.
2. Zastępca Wójta i Sekretarz Gminy przyjmują interesantów w sprawach skarg i wniosków każdego dnia w ramach swoich możliwości czasowych.
3. Pracownicy poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu przyjmują interesantów w ciągu całego dnia pracy Urzędu.
4. Z przyjęć interesantów w sprawach skarg i wniosków sporządzane są protokóły.
Rozdział VII.
§ 24.
Obowiązki Urzędu jako Zakładu Pracy w rozumieniu przepisów prawa pracy, obowiązki pracowników Urzędu, zasady dyscypliny pracy oraz inne sprawy związane z wewnętrznym porządkiem pracy określa Regulamin Pracy wydany przez Wójta Gminy.
§ 25.
Zmiany w Regulaminie Organizacyjnym dokonywane są w trybie właściwym dla jego ustalenia.
Załącznik Nr 1
do Regulaminu Organizacyjnego
Urzędu Gminy w Wieliczkach
Urzędu Gminy w Wieliczkach
1. Wójt Gminy – 1 etat
2. Zastępca Wójta – 4/5 etatu
3. Sekretarz Gminy – 1/5 etatu
4. Doradca Wójta – 1/5 etatu
5. Referat Organizacyjny – 4 etaty, w tym 1 robotniczy
1) Kierownik Referatu
2) Stanowisko ds. organizacyjnych i obsługi rady
3) Stanowisko ds. gospodarki gruntami i dodatków mieszkaniowych
4) Sprzątaczka
6. Referat Finansowy – 5 etatów
1) Kierownik Referatu – Skarbnik Gminy
2) Stanowisko ds. księgowości budżetowej
3) Stanowisko ds. płacowych
4) Stanowisko ds. wymiaru podatków i opłat
5) Stanowisko ds. kasowych
7. Referat Gospodarczy – 9 etatów, w tym 6 robotniczych
1) Kierownik Referatu
2) Stanowisko ds. drogownictwa, rolnictwa, transportu wewnętrznego i ochrony środowiska
3) Stanowisko ds. informatyzacji urzędu i ochrony środowiska
4) Kierowca ciągnika
5) Kierowca ciągnika
6) Konserwator
7) Konserwator wodociągu
8) Hydraulik
9) Robotnik gospodarczy
8. Urząd Stanu Cywilnego – 1 etat – Kierownik USC
9. Pion Ochrony
1) Pełnomocnik Ochrony (Sekretarz Gminy)
2) Kierownik Kancelarii Niejawnej (kier. Referatu Organizacyjnego)
3) Kierownik USC.
10. Gminny Zespół Reagowania Kryzysowego – tworzą pracownicy poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu Gminy oraz jednostek organizacyjnych gminy.